Datum der letzten Überprüfung: 06.08.2026

1. Unsere Verpflichtung

Die Jugendagentur hat es sich zur Aufgabe gemacht, von Jugendlichen geleitete und für Jugendliche bestimmte Initiativen durch Kommunikation, Projektmanagement und Vernetzung zu stärken und zu fördern. Wir sind eine Tochtergesellschaft der Jugendstiftung Baden-Württemberg und arbeiten mit Partnern in ganz Baden-Württemberg, Deutschland und Europa zusammen. Da unsere Arbeit uns im Rahmen von Erasmus+ sowie anderen internationalen Online- und Offline-Projekten mit Minderjährigen und jungen Erwachsenen in grenzüberschreitende Kontexte führen kann, verpflichten wir uns, ein sicheres, inklusives Umfeld zu schaffen und jeglichen Schaden unverzüglich zu verhindern, zu melden und darauf zu reagieren.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die im Namen der Jugendagentur tätig sind. Dazu gehören Mitarbeitende, Freiberufler:innen, Praktikant:innen, Ehrenamtliche, Vorstandsmitglieder, befristet Beschäftigte, Fotograf:innen und Filmemacher:innen, Moderator:innen sowie alle Partner:innen oder Dienstleister:innen, die unter unserer Leitung tätig sind.

Sie gilt für alle Bereiche und Situationen, in denen wir tätig sind: Veranstaltungen, Workshops, Interviews, Foto- und Videoproduktionen, Online-Meetings, Social-Media-Kanäle, Websites sowie grenzüberschreitende Jugend(mobilitäts)projekte und alle sonstigen Aktivitäten. Sie erstreckt sich außerdem auf alle Online-Projekte mit Schwerpunkt auf der Arbeit mit jungen Menschen.

3. Definitionen

• Kind: Jede Person unter 18 Jahren.
• Schutz und Sicherung des Kindeswohls: Alle Maßnahmen, die wir ergreifen, um Kinder vor Missbrauch, Vernachlässigung, Ausbeutung und anderen Formen von Schaden zu schützen und ihr Wohlergehen sicherzustellen.
• (Schutzbedürftige:r) junge:r Erwachsene:r: Jede:r Teilnehmende im Alter von 18 bis 26 Jahren, der oder die aufgrund eines möglichen Machtungleichgewichts, einer Behinderung, des Beschäftigungsstatus (z. B. als Praktikant:in) oder aufgrund anderer Rahmenbedingungen einen zusätzlichen Schutzbedarf haben kann.
• DSL: Zuständige Person für den Kinder- und Jugendschutz (Designated Safeguarding Lead).

 4. Rechtlicher und politischer Rahmen (Deutschland/Europa)

Die Jugendagentur richtet ihre Arbeitsweise an folgenden rechtlichen und fachlichen Grundlagen aus:

• Bundeskinderschutzgesetz (BKiSchG): Der deutsche Rechtsrahmen für einen proaktiven Kinderschutz, einschließlich Maßnahmen zur Prävention und Intervention.
• Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG): Der Staat trägt die Verantwortung für den Schutz des Wohls von Kindern und jungen Erwachsenen, unterstützt Eltern bei ihren Erziehungsaufgaben und stellt frühzeitig koordinierte, multiprofessionelle Hilfen bereit, um Gefährdungen der körperlichen, geistigen oder seelischen Entwicklung von Kindern zu verhindern. Die Jugendagentur erkennt diese Verantwortung an und berücksichtigt sie in ihren eigenen Projekten.
• § 72a SGB VIII: Ausschluss von Personen mit einschlägigen Vorstrafen sowie Vereinbarungen und die Vorlage bzw. Prüfung erweiterter Führungszeugnisse für Personen, die Kontakt zu Kindern und insbesondere Minderjährigen haben.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679): Rechtmäßige, auf das notwendige Maß beschränkte und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern und ihren Familien.
• Jugendschutzgesetz (JuSchG): Schutz von Kindern und Jugendlichen im öffentlichen Raum sowie im Bereich der Medien; relevant für unsere Veranstaltungen, Medienproduktionen und Online-Inhalte.

Hinweis: Diese Richtlinie stellt keine Rechtsberatung dar. Die Jugendagentur wird bei Bedarf und soweit erforderlich eine lokale rechtliche Beratung in Anspruch nehmen und den jeweils höheren Schutzstandard anwenden, wenn nationale Vorschriften und die Regelungen des jeweiligen Projektlandes voneinander abweichen.

5. Rollen und Verantwortlichkeiten

Alle Mitarbeitenden und Vertreter*innen müssen:

• diese Richtlinie und den Verhaltenskodex einhalten;
• jeden Verdachtsfall bzw. jedes Anliegen unverzüglich melden.

Zuständige Person für den Kinder- und Jugendschutz (Designated Safeguarding Lead, DSL):
Stella Loock, Geschäftsführerin
Telefon: 01573 839 9484
E-Mail: loock@jugendagentur.de

Frau Loock ist für die Bereiche Prävention, Schulungen, Fallbearbeitung und die Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden verantwortlich.

Stellvertretende zuständige Person für den Kinder- und Jugendschutz (Deputy DSL):
Daniela Schumacher, stellvertretende Geschäftsführerin
Telefon: 0177 929 4953
E-Mail: schumacher@jugendagentur.de

Frau Schumacher übernimmt die Aufgaben von Frau Loock, wenn diese nicht verfügbar ist.

6. Verhaltenskodex

Bei der Arbeit mit Minderjährigen oder deren personenbezogenen Daten gelten folgende Grundsätze:

• Sicherheit hat oberste Priorität: Das Wohl des Kindes steht an erster Stelle. Die Sichtweisen und Anliegen des Kindes werden respektvoll angehört und berücksichtigt.
• Professionelle Grenzen wahren: Situationen, in denen Mitarbeitende mit Minderjährigen allein hinter verschlossenen Türen oder in privaten Online-Chats sind, sind zu vermeiden. Soweit praktikabel, gilt das Vier-Augen-Prinzip bzw. die „Zwei-Erwachsene-Regel“.
• Angemessene Kommunikation: Die Kommunikation erfolgt über offizielle Kommunikationswege. Sämtliche Interaktionen müssen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Informierte Einwilligung einholen: Bei Personen unter 18 Jahren ist vor der Veröffentlichung von Interviews, Fotos oder Filmaufnahmen die Einwilligung eines Elternteils bzw. einer sorgeberechtigten Person erforderlich. Allen Beteiligten wird erläutert, wo und zu welchem Zweck die Inhalte verwendet werden.
• Personenbezogene Daten auf das Notwendige beschränken: Es werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten erhoben. Daten sind sicher aufzubewahren, der Zugriff ist auf dazu berechtigte Personen zu beschränken und die geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen sind einzuhalten. Weitere Informationen finden sich im Abschnitt „Datenschutz und Kommunikation“.
• Klare Grenzen bei Geschenken, Transport, Unterbringung und Kontakten über soziale Medien: Geschenke von erheblichem Wert sind nicht zulässig. Private Fahrten bzw. Mitfahrgelegenheiten sind nur zulässig, wenn zuvor eine entsprechende Risikoabwägung vorgenommen und die Fahrt genehmigt wurde.
• Schädliches Verhalten ansprechen und nicht tolerieren: Diskriminierung, Belästigung und Hassrede werden nicht toleriert. Bedenken oder Verdachtsfälle sind unverzüglich weiterzuleiten (siehe „Erkennen und Melden von Bedenken“). Werden im Rahmen unserer Online-Arbeit Vorfälle von Hassrede oder anderen Formen schädlichen Verhaltens festgestellt, ist der dafür vorgesehene Meldeweg einzuhalten und, falls erforderlich, sind die zuständigen Behörden einzuschalten.

7. Sichere Personalauswahl und Schulungen

• Personalauswahl: In unseren Stellenausschreibungen werden auf die jeweilige Tätigkeit bezogene Anforderungen an den Kinder- und Jugendschutz berücksichtigt. Das Auswahlverfahren umfasst strukturierte Vorstellungsgespräche, die Prüfung von Referenzen sowie die Überprüfung der Identität und Qualifikationen.
• Führungszeugnisse: Für Tätigkeiten, die einen regelmäßigen oder intensiven Kontakt mit Minderjährigen oder deren Beaufsichtigung beinhalten, sind entsprechend § 72a SGB VIII geeignete Prüfungen bzw. erweiterte Führungszeugnisse erforderlich. Entscheidungen und Nachweise werden verhältnismäßig und sicher dokumentiert.

8. Erkennen und Melden von Bedenken und Verdachtsfällen

Dies umfasst jeden Verdacht auf oder fortbestehenden Fall von körperlicher, sexueller oder emotionaler Gewalt, Vernachlässigung, Mobbing und Online-Missbrauch, sexueller Ausbeutung, Menschenhandel, dem Aussetzen gegenüber extremistischen Inhalten oder drastischen bzw. gewaltverherrlichenden Inhalten sowie jedes andere Risiko eines erheblichen Schadens.

Wenn wir davon ausgehen, dass ein Kind unmittelbar gefährdet ist, verpflichten wir uns, zuerst 112 (Rettungsdienst/Notruf) oder 110 (Polizei) zu wählen und anschließend die zuständige Person für den Kinder- und Jugendschutz (DSL) zu informieren.

Interne Meldewege für alle Mitarbeitenden:

• Sicherheit gewährleisten: Das Kind ist, sofern dies gefahrlos möglich ist, aus der unmittelbaren Gefahrenlage zu bringen. Es darf keine Vertraulichkeit zugesichert werden. Dem Kind ist zu erklären, dass die betreffenden Informationen zum Schutz des Kindes weitergegeben werden müssen.
• Unverzüglich die DSL kontaktieren: Ist die DSL nicht erreichbar und besteht ein erhebliches Risiko, sind direkt die örtliche Polizei bzw. der Rettungsdienst/Notruf oder das zuständige Jugendamt zu kontaktieren. Anschließend ist die DSL zu informieren.
• Dokumentieren und sicher übermitteln: Innerhalb von 24 Stunden ist ein Vorfallsbericht zu erstellen. Dieser sollte Datum, Uhrzeit, sachliche Feststellungen, die genauen Aussagen der betroffenen Person, den Kontext sowie die eigenen Maßnahmen enthalten. Der Bericht ist über einen sicheren Kommunikationsweg an die DSL zu übermitteln.
• Nicht selbst ermitteln: Die DSL koordiniert die weiteren Schritte, einschließlich der Kontaktaufnahme mit den zuständigen Behörden und Kooperationspartnern, und führt eine entsprechende Falldokumentation.

9. Vorwürfe gegen Mitarbeitende oder Vertreter:innen

Vorwürfe oder Verdachtsfälle gegen Mitarbeitende oder Vertreter:innen sind unverzüglich der DSL oder der stellvertretenden DSL zu melden. Die betreffende Person kann bis zum Abschluss der Prüfung vorübergehend von Tätigkeiten mit Kontakt zu Kindern und Jugendlichen ausgeschlossen bzw. freigestellt werden. Die DSL stimmt das weitere Vorgehen mit den zuständigen Behörden ab. Wir schützen sowohl hinweisgebende Personen und Meldende als auch die Rechte der beschuldigten Person.

10. Sichere Programme, Veranstaltungen und Reisen

• Risikobewertungen: Für jede Aktivität mit Kindern und Jugendlichen, einschließlich Online-Formaten, wird eine Risikobewertung durchgeführt. Dabei werden unter anderem Maßnahmen zur Risikominimierung in Bezug auf den Zugang zu Veranstaltungsorten, Menschenansammlungen, Erste Hilfe, Betreuungsschlüssel, Barrierefreiheit, ausgewiesene Bereiche für Foto- und Videoaufnahmen sowie digitale Risiken geprüft.
• Einwilligung und Information: Den Teilnehmenden werden altersgerechte Informationen zur Verfügung gestellt. Medizinische Angaben und Notfallkontakte werden erhoben. Für Personen unter 18 Jahren wird die Einwilligung der Eltern bzw. der sorgeberechtigten Personen eingeholt.
• Transport und Übernachtungen: Es werden überprüfte und geeignete Anbieter eingesetzt. Bei der Zimmeraufteilung sind die Privatsphäre und die persönlichen Grenzen der Teilnehmenden zu schützen. Das Vier-Augen-Prinzip bzw. die „Zwei-Erwachsene-Regel“ findet Anwendung. Für Kinder und Jugendliche gelten angemessene Ausgangs- bzw. Ruhezeiten.
• Online-Sitzungen: Es dürfen ausschließlich freigegebene Plattformen verwendet werden. Warteräume sind einzurichten. Private Einzelchats zwischen Mitarbeitenden und Kindern sind nicht zulässig. Aufzeichnungen dürfen nur mit Einwilligung und zu einem klar definierten Zweck erfolgen. Chats werden moderiert, damit auf Hassrede, Belästigung oder vergleichbares schädliches Verhalten unverzüglich reagiert werden kann.
• Datenschutz und Kommunikation: Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, fair und transparent. Wir beschränken die Verarbeitung auf die erforderlichen Daten, begrenzen den Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip und verwenden sichere, verschlüsselte Speichersysteme. Die Rechte der betroffenen Personen werden gewährleistet. Die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und unseren internen Datenschutzverfahren.
• Medien und Einwilligung: Jede Erhebung oder Veröffentlichung von Bildern, Audioaufnahmen oder Zitaten von Kindern und Jugendlichen, einschließlich der Veröffentlichung auf Websites und in sozialen Medien, setzt die oben genannten Einwilligungen voraus. Dabei werden die vorgesehenen Kommunikationskanäle klar benannt, z. B. Pressemitteilungen, Website, Instagram oder andere Kommunikationsangebote, die den von uns erbrachten Kommunikationsdienstleistungen entsprechen.

11. Zusammenarbeit mit Partnern und Unterauftragnehmern

• Grenzüberschreitende Zusammenarbeit: Bei Projekten wie Erasmus+ und anderen internationalen Projekten richten wir uns nach den Anforderungen des jeweiligen Gastlandes und wenden den jeweils höheren Schutzstandard an, wenn sich Gesetze oder Standards unterscheiden. Zuständigkeiten und Meldewege für Vorfälle werden in jeder Konsortialvereinbarung eindeutig festgelegt.
• Melde- und Weiterleitungswege: Wenn im Rahmen von Online-Initiativen mögliche Straftaten oder Gefährdungen des Kindeswohls festgestellt werden, dokumentieren wir diese und leiten entsprechende Meldungen, soweit erforderlich, an die zuständigen Behörden weiter.
• Transparenz, Beschwerden und Hinweisgeberschutz: Wir ermutigen dazu, Bedenken und Beschwerden ohne Angst vor Benachteiligung oder Vergeltungsmaßnahmen vorzubringen. Hinweisgeber*innen werden geschützt. Bewusst wahrheitswidrige oder missbräuchliche Anschuldigungen können arbeits- bzw. disziplinarrechtliche Konsequenzen haben.

Externe Beschwerden können per E-Mail an info@jugendagentur.de oder postalisch an unsere eingetragene Geschäftsadresse gerichtet werden.

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Child Protection Policy

Date of latest review: August 6, 2026

1. Our commitment

Jugendagentur exists to strengthen and amplify youth-led and youth-serving initiatives through communications, project management and networking. We are a subsidiary of the Jugendstiftung Baden-Württemberg and collaborate with partners across Baden-Württemberg, Germany and Europe.  Because our work can bring us into context that reach cross-border with Erasmus+, other international projects online and offline with minors and young adults, we commit to create a safe, inclusive environment and to prevent, report and respond to any harm without delay.

2. Scope

This policy applies to every person acting on behalf of Jugendagentur. This includes employees, freelancers, interns, volunteers, board members, temporary staff, photographers/filmmakers, facilitators and any partner or supplier working under our direction. It covers all settings in which we operate: events, workshops, interviews, photo/video shoots, online meetings, social media channels, websites and any cross-border youth mobility and all other activities. It also extends into any youth-focused online projects.

3. Definitions

 Child: Any person under 18 years of age.

• Safeguarding: All measures we take to protect children from abuse, neglect, exploitation and other harm to ensure their wellbeing.
• (Vulnerable) young adult: Any participant aged 18-26 who, due to a possible power imbalance, disability, work status (e.g. intern) or any other context may require additional protection.
• DSL: Designated Safeguarding Lead.

4. Legal and policy framework (Germany/Europe)

Jugendagentur aligns its practices with:

• Bundeskinderschutzgesetz: Germany’s framework for proactive child protection (prevention and intervention).
• Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG): The state’s responsibility is to protect the welfare of children and young adults, supporting parents in their upbringing duties and providing early, coordinated, multi-professional help to prevent risks to the child’s physical, mental or emotional development. Jugendagentur will honor this responsibility and apply it to its own projects.
• SGB VIII §72a: The exclusion of people with relevant convictions; agreements and extended criminal record checks for those in contact with and especially minors.
• GDPR (Reg. (EU) 2016/679): The Lawful, minimal, secure processing of personal data of children and their families.
• Jugendschutzgesetz (JuSchG): Youth protection in public/media contexts (relevant for our events, media and online content).

Note: This policy is no legal advice. Jugendagentur will seek local legal guidance where and if needed and apply the higher standard where national and project-country rules may differ.

5. Roles and responsibilities

• All staff and representatives must:
• Follow this policy and code of conduct
• Report any concern immediately.

Designated Safeguarding Lead (DSL): Stella Loock, Executive Managing Director, 01573 839 9484, loock@jugendagentur.de

Ms. Loock leads prevention, training, case handling and liaison with authorities.

Deputy DSL: Daniela Schumacher, Deputy Manager, 0177 929 4953, schumacher@jugendagentur.de
Schumacher acts on behalf of Ms. Loock if Ms. Loock is unavailable.

6. Code of conduct

When working with or around minors or their data, we must:

• Put safety first: Prioritise the child’s best interests and listen respectfully to their views.
• Maintain professional boundaries: Avoid being alone behind closed doors or in private online chats; use the “two-adult” rule wherever practicable.
• Use appropriate communication: Communicate via official channels; keep all interactions transparent and documented.
• Obtain informed consent: consent is required from a parent or guardian for under 18s before publishing interviews, photos or filming; explain to all parties where or why content will be used.
• Limit personal data: Collect only what is necessary; store data securely; restrict access to data; follow retention rules (for more info see “data protection & communications”)
• Set clear boundaries regarding gifts, transport, accommodation and social media connections: No gifts of significant value, no private lifts unless risk-assessed and approved
• Challenge harmful behaviour: Do not tolerate discrimination, harassment or hate speech; escalate any concerns (see “Recognising and reporting concerns”). Where our online work surfaces hate incidents, follow the reporting pathway and escalate to authorities if necessary.

7. Safe recruitment and training 

• Recruitment: Role-specific safeguarding criteria in our job ads; structured interviews; reference checks; verification of identity and qualifications.
• Criminal record checks: Require background checks where roles involve regular or intensive contact with minor or supervision (per §72a SGB VIII). Keep decisions and logs proportionate and secure.

8. Recognising and reporting concerns

This includes any suspected or ongoing physical, sexual or emotional abuse, neglect, bullying and online abuse, sexual exploitation, trafficking, exposure to extremist or gore content, or any other risk of any significant harm. If we believe a child is in immediate danger, we commit to call 112 (emergency services) or 110 (police) first, then inform the DSL.

Internal reporting steps for all staff:

• Ensure safety: Separate the child from immediate danger if safe to do so, do not promise confidentiality, explain you must share any concern to protect them.
• Contact the DSL at once: If the DSL is unavailable and risk is significant, contact local police/emergency services or the Jugendamt directly and then notify DSL.
• Record and secure: Within 24 hours, complete an incident report (date, time, facts, exact words, context, your own actions) and send them to the DSL using a secure channel.
• Do not investigate yourself: The DSL will coordinate the next steps, including contacting statutory services and partners, and will keep a case log.

9. Allegations about staff or representatives

Report immediately to the DSL or Deputy DSL. The person concerned may be suspended from youth contact pending inquiry. The DSL will consult with authorities. We will protect whistleblowers and the rights of the accused.

10. Safe programs, events and travel 

• Risk assessments: For every youth-facing activity, including online formats, review mitigation for venue access, crowding, first aid, supervision ratios, accessibility, photography zones and digital risks.
• Consent and information: Provide age-appropriate information, collect medical/emergency contacts, obtain parental consent for under 18s.
• Transportation and overnight stays: Use vetted providers, rooming plans must protect privacy and other boundaries, “two-adult” rule applies, curfews for the children
• Online-Sessions: Use only approved platforms, waiting rooms, no one-to-one private chats with children, record only with consent and a clear purpose, moderate chat to address hate speech or harassment swiftly.
• Data protection & communications: We process personal data lawfully, fairly and transparently. We minimize the needed data, restrict access on a need-to-know basis, use secure, encrypted storage and enforce data subject rights. All processing follows the EU’s GDPR and our internal data protection procedures.
• Media and consent: Any collection or publication of youth images, audio or quotes (including on websites and social media) require consent as above, with clear information on channels (press releases, website, Instagram etc.) that reflect the communications services we provide.

11. Working with partners and subcontractors 

• Cross-border work: For projects like Erasmus+ and other international projects, we align with host-country requirements and apply the higher standard where laws or norms differ. Roles and incident pathways are clarified in each consortium agreement.
• Referral pathways: Where online initiatives surface potentially criminal or child-safety issues, we document and, where applicable, pass reports to competent authorities.
• Transparency, complaints & whistleblowing: We encourage concerns and complaints to be raised without fear of retaliation. Whistleblowers are protected; malicious allegations are disciplinary matters. External complaints can be sent to info@jugendagentur.de or by post to our registered address.